Ihre Patientendaten verdienen besonderen Schutz.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website und die über LetterDoc angebotenen Dienste ist:

H Quadrat UG (haftungsbeschränkt)
Hafenstr. 39
67346 Speyer
Deutschland

E-Mail: kontakt@letterdoc.de

Geschäftsführer: Thomas Hoffelder
Handelsregister: Amtsgericht Ludwigshafen am Rhein, HRB 69674

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, Anschrift, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.

Die Datenverarbeitung erfolgt nur, soweit sie für die Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, für die Nutzung von LetterDoc oder zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Darüber hinaus verarbeiten wir Daten nur auf Basis Ihrer Einwilligung.

Soweit wir in dieser Datenschutzerklärung Rechtsgrundlagen nennen, beziehen sich diese auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

3. Nutzung der Website & Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den von Ihnen verwendeten Browser automatisch Informationen an unseren Server gesendet und temporär in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Erfasst werden u.a.:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten/Dateien
• übertragene Datenmenge
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite, sofern übermittelt)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Sicherstellung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, zur Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zur technischen Administration. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse folgt aus den genannten Zwecken.

Die Logfiles werden in der Regel nach kurzer Zeit gelöscht, sofern keine weiteren Aufbewahrungspflichten bestehen und keine sicherheitsrelevante Auswertung (z.B. bei Angriffen) erforderlich ist.

4. Nutzung von LetterDoc in Praxen & MVZ

Wenn Sie LetterDoc als Praxis, MVZ oder andere medizinische Einrichtung nutzen, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten zur Erstellung, Verarbeitung und Zustellung von Briefsendungen. Hierzu können je nach Dokument insbesondere folgende Datenarten gehören:

• Stammdaten von Patient:innen (z.B. Name, Anschrift, Kontaktdaten)
• medizinisch relevante Informationen, soweit sie im jeweiligen Schreiben enthalten sind (z.B. Arztbrief, Befund, OP-Bericht)
• Daten von zuweisenden Ärzt:innen oder Einrichtungen
• Abrechnungs- und Organisationsdaten (z.B. Aktenzeichen, interne Kennungen)

In diesen Fällen handelt Ihre Praxis bzw. Ihr MVZ in der Regel als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir sind Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Details regeln wir in einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den wir Ihnen zur Verfügung stellen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen, insbesondere:

• Entgegennahme der von Ihnen bereitgestellten Dokumente
• technische Aufbereitung für Druck, Kuvertierung und Versand
• Übergabe der Sendungen an unseren Druck- und Versanddienstleister sowie an die Deutsche Post
• Bereitstellung einer Übersicht über versendete Sendungen in LetterDoc

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung liegt in der Verantwortlichkeit Ihrer Praxis (z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DSGVO i.V.m. den einschlägigen berufsrechtlichen Regelungen); unsere Tätigkeit stützt sich auf Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).

5. Eingesetzte Dienstleister & Empfänger

Um LetterDoc sicher und zuverlässig bereitzustellen, arbeiten wir mit ausgewählten Dienstleistern zusammen. Soweit diese in unserem Auftrag handeln, wurden sie gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet und verarbeiten personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Für Dokumente, die über LetterDoc zum Versand übergeben werden, gelten grundsätzlich folgende Grundsätze:

• Die für den Versand erforderlichen Daten (Dokumente, Adressdaten) werden nur für die Dauer der Versandvorbereitung und eines angemessenen Zeitraums zur Nachvollziehbarkeit (z.B. im Reklamationsfall) gespeichert.
• Anschließend werden die Dokumente gemäß den im AV-Vertrag und unseren internen Richtlinien definierten Löschfristen gelöscht oder anonymisiert.

Nähere Informationen können im Einzelfall dem Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrer Praxis bzw. Ihrem MVZ entnommen werden.

7. Ihre Rechte

Sie haben als betroffene Person – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit wir Daten als Auftragsverarbeiter für Ihre Praxis bzw. Ihr MVZ verarbeiten, werden wir entsprechende Anfragen an die verantwortliche Stelle weiterleiten, sofern uns dies möglich ist.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für die Nutzung von LetterDoc erforderlich (z.B. Adressdaten der Empfänger:innen für den Versand von Briefen). Ohne diese Daten kann ein Versand technisch nicht erfolgen.

Soweit wir Daten auf Basis einer Einwilligung erheben, ist die Bereitstellung freiwillig. Eine versagte oder widerrufene Einwilligung kann allerdings dazu führen, dass bestimmte Funktionen oder Dienste nicht genutzt werden können.

9. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung gelegentlich an, wenn sich unsere Dienste oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 2025